Det finns flera olika program som kan användas för att genomföra en videokonferens. En del av dessa är gratis, medan andra kostar mycket pengar. Vilken lösning som passar bäst beror på flera saker, bl.a. på hur många som ska delta i konferensen.

En videokonferens kan vara en snabb konversation för att säkerställa en detalj i produktionen av en viss produkt, eller en stor och viktig förhandling mellan representanter från flera olika länder. Vilken typ av programvara som är lämplig beror på vilken typ av konferens eller möte det rör sig om.

Gratisprogram

Ett snabbt, kort möte, eller en längre konversation mellan enbart två personer, kan enkelt göras via ett gratisprogram. Idag har nästan alla bärbara datorer som säljs en inbyggd webbkamera, och detsamma gäller många smartphones och surfplattor. Har man en stationär dator kan man köpa en webbkamera, de är sällan särskilt dyra.

Webbkameran gör det möjligt att använda program för videosamtal, som Skype. Det är troligen det program för kommunikation över huvud taget (chatt, röstsamtal, videosamtal) som är mest känt. Det beror delvis på att det har utvecklats av en svensk som blivit mycket rik på programmet, och delvis på att det är så enkelt att använda. Med hjälp av Skype kan man starta ett videosamtal för upp till tio deltagare, vilket är full tillräckligt i många situationer.

Skype är ett program som måste installeras på den dator, telefon eller surfplatta som man ska använda det på. Detta kan ställa till det, om arbetsplatsen har en stelbent policy när det gäller att installera program på datorerna. Ett alternativ är då att använda Gmails videochatfunktion, som kallas Google Hangouts.

Betallösningar

Ett gratisprogram är inte alltid en bra lösning, framför allt inte när ett stort antal människor ska delta i samma möte. Även om en stor del av fördelen med att genomföra en videokonferens är att ingen behöver förflytta sig så kan detta vara nödvändigt ibland. Det finns flera företag som hyr ut iordningställda videokonferensrum, som i allt väsentligt liknar mötesrum eller föreläsningssalar. Dessa rum har inte bara mjukvara för videokonferenser, utan även hårdvara – i form av bl.a. mikrofoner och kameror – som höjer upplevelsen flera steg. Inte bara blir kommunikationen lättare när man ser och hör varandra bra, det går också enkelt att dela

Att förflytta sig till en videokonferensanläggning, och att hyra den, tar tid och pengar i anspråk, men är ändå en besparing i jämförelse med att resa till en annan del av världen. Rummen är ofta inredda för att ge en känsla av att sitta mitt emot de man talar med, som på en riktig konferens.

En känd tillverkare av helhetslösningar för videokonferenser var norska Tandberg, som började som en radiofabrik. Tandberg köptes 2010 av amerikanska Cisco, som säljer nätverksutrustning. Numera är det Cisco som säljer flera av de främsta utrustningarna för videokonferenser. En av deras bästa enheter ger verkligen ett intryck av att man sitter i samma rum som den man talar med. I den här artikeln, som är några år gammal nu, reflekteras en läskburk från skärmen till bordet.